Od lutego 2026 r. wdrożony zostanie nowy system rejestrowania faktur VAT. Nosi on nazwę Krajowy System e-Faktur (KSeF).
W tym systemie od lutego 2026 roku wystawisz, odbierzesz i przechowasz faktury VAT.
Wdrożenie KSeF służy cyfryzacji procesów fakturowania, ich księgowania i przechowywania. Pozwala także unikać błędów przy ich wystawianiu.
Obligatoryjne wystawianie faktur w KSeF będzie obowiązywać od:
- 1 lutego 2026 r. – największych przedsiębiorców (sprzedaż w 2024 r. – powyżej 200 mln zł brutto);
- 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych przedsiębiorców i wystawiających faktury;
- 1 stycznia 2027 r. - przedsiębiorców i wystawiających faktury na łączną wartość sprzedaży do 10 tys. zł w miesiącu.
Powyższe daty dotyczą wyłącznie obowiązku wystawiania faktur. Odbieranie faktur w KSeF będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. Wystawianie faktur w KSeF dla osób prywatnych (konsumentów) będzie dobrowolne.
Co zyskuje wystawca faktur VAT:
- ujednolicenie sposobu wystawiania faktur – mniejsze ryzyko błędów;
- usprawnienie obiegu dokumentów – faktury trafiają do odbiorcy niemal w czasie rzeczywistym;
- stały dostęp do faktur przez 10 lat – bez konieczności ich przechowywania i archiwizowania we własnym zakresie;
- szybszy zwrot VAT – nawet w terminie do 40 dni zamiast 60 dni;
- zwiększenie wzajemnego zaufania przedsiębiorców – nabywca wie, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony;
- oszczędności w procesie wydruku i wysyłki.
Jak się przygotować do KSeF?
- Zdecyduj, jak będziesz korzystać z KSeF:
- przez program finansowo-księgowy – upewnij się, że jest on zintegrowany z KSeF lub skontaktuj z jego dostawcą,
- przez bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów, tj. Aplikację Podatnika KSeF, Aplikację mobilną KSeF i e-mikrofirmę. Aplikację Podatnika KSeF możesz testować od listopada 2025 r.
- Uwierzytelnij się w wybrany sposób – profil zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana – możesz to zrobić od listopada 2025 r.
- Nadaj uprawnienia jeśli chcesz wskazać osobę, która w twoim imieniu będzie działała w systemie, np. pracownika, księgową lub biuro rachunkowe – możesz to zrobić od listopada 2025 r.
- Wygeneruj certyfikat, aby w każdej sytuacji móc wystawiać faktury, tj. w trybach offline24/offline/ awaryjnych. Faktury w tym trybie muszą być oznaczone dwoma kodami QR – do jednego z nich (z napisem „CERTYFIKAT”) niezbędny jest Certyfikat KSeF. Możesz go wygenerować od listopada 2025 r.
Więcej informacji z tego zakresu można uzyskać korzystając z bezpłatnych szkoleń organizowanych przez Urząd Skarbowy w Lubaniu w ramach akcji ŚRODY z KSeF.
W VIII modułach przybliżymy zagadnienia związane z KSeF:
- Moduł I – 1.10.2025 - Podstawowe informacje o KSeF
- Moduł II – 8.10.2025 - Uwierzytelnienie i autoryzacja w KSeF oraz nadawanie uprawnień
- Moduł III – 15.10.2025 - Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF
- Moduł IV – 22.10.2025 - Certyfikaty i Uprawnienia MCU
- Moduł V – 19.11.2025 - Nadawanie uprawnień oraz wystawianie faktur w KSeF przez JST i Grupy VAT oraz rolników ryczałtowych
- Moduł VI – 26.11.2025 - Bezpłatne narzędzia KSeF – Aplikacja Mobilna KSeF
- Moduł VII – 3.12.2025 - Bezpłatne narzędzia KSeF – Aplikacja Podatnika KSeF
- Moduł VIII - 10.12.2025 - Bezpłatne narzędzia KSeF – e-mikrofirma powiązana z KSeF oraz dodatkowe funkcjonalności KSeF
Każde spotkanie to okazja do zdobycia wiedzy, zadania pytań ekspertom i wymiany doświadczeń z innymi uczestnikami.
Miejsce spotkań – Urząd Skarbowy w Lubaniu, ul. Stara 1 – sala narad na IV piętrze. Każde z wymienionych szkoleń rozpoczyna się o godz. 10.00.
Skorzystaj z przydatnych w biznesie informacji. Bądź poinformowany na bieżąco. Krajowa Administracja Skarbowa służy pomocą!
Dodatkowe informacje znajdziesz na stronie https://www.gov.pl/web/us-luban/srody-z-ksef
